Introducción sistemas

Tipos de sistema

Los sistemas informáticos se desarrollan con distintos propósito, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel operativo de la empresa, los sistemas de automatización de oficina y los sistemas de trabajo del conocimiento apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial y los sistemas de apoyo a las decisiones se encuentran entre los sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican los conocimientos de los encargados de la toma de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos se encuentran en el nivel estratégico de la organización. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo y los sistemas de trabajo corporativo apoyados por computadora, auxilian a la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.

Sistemas de procesamiento de transacciones(TPS)

Estos sistemas eliminan el sobre-trabajo que generan ciertos procesos como el generado por hacer la nómina y los inventarios. Es cierto que los usuarios deben capturar información pero ya no es necesario hacer trabajo manual en cuanto a los cálculos requeridos para ellos.
Estos sistemas son de una gran importancia ya que los administradores del negocio requieren de información actualizada continuamente para poder planear su trabajo de día a día.

Sistemas de automatización de oficina(OAS) y sistemas de trabajo de conocimiento(KWS)

Los sistemas de automatización de oficina están conformados por los procesadores de texto, hojas de cálculo, calendarios electrónicos, gestión de correo electrónico, videoconferencia y otros similares. Estos apoyan a los trabajadores de datos que por lo general no general conocimiento nuevo, por el contrario utilizan los datos para analizarlos y modificarlos antes de ser compartidos.
Los sistemas de trabajo del conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores como científicos ingenieros o médicos para su trabajo en la creación de nuevo conocimiento

Sistemas de información gerencial(MIS)

Estos sistemas no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones; por el contrario los utilizan, o al menos la información que estos segundos generan. Estos sistemas requieren que usuarios, software y hardware trabajen en conjunto por lo que ayudan a la toma de decisiones y el análisis. Utilizan una base de datos unificada para varios de los procesos empresariales y es por ello su utilidad en procesos de decisión.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones(DSS)

Estos sistemas y los sistemas de información gerencial comparte una misma base de datos solo que estos difieren de los MIS en que apoyan a la toma de decisiones durante todo el proceso de esta, aunque la decisión final depende de un usuario no del sistema. En ocasiones se hace referencia a ellos como sistemas que se enfocan en la inteligencia de negocios.

Sistemas expertos e inteligencia artificial(AI)

Los sistemas AI han sido desarrollados con el motivo de hacer máquinas con comportamiento inteligente en dos vertientes: el reconocimiento del lenguaje y la resolución de problemas hasta su solución lógica. Los sistemas expertos utilizan la lógica de los AI para la resolución de problemas planteados por los usuarios de negocios y otras áreas.
Los componentes básicos de los sistemas expertos son las bases del conocimiento, un motor de eficiencia que conecte al usuario con el sistema mediante el empleo de consultas realizadas con lenguajes como el SQL y la interfaz de usuario.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS) y sistemas de trabajo colaborativo apoyado por computadora.

Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrónico y la asistencia de un facilitador especial. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo tienen el propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la creación de escenarios. El software GDSS puede diseñarse con el fin de minimizar las conductas negativas de grupo comunes, como la falta de participación originada por el miedo a las represalias si se expresa un punto de vista impopular o contrario, el control por parte de miembros elocuentes del grupo y la toma de decisiones conformista.

Sistemas de apoyo a ejecutivos(ESS)

Cuando los ejecutivos recurren a la computadora, por lo general lo hacen en busca de métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégico. Los sistemas de apoyo a ejecutivos ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas gráficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentran en salas de juntas o en oficinas corporativas personales. A pesar de que los ESS dependen de la información producida por los TPS y los MIS, ayudan a los usuarios a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas, que no tienen una aplicación específica, mediante la creación de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratégicos de una manera bien informada.

Roles de los analistas de sistemas

El analista de sistema evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el examen de la entrada, el procesamiento de datos y su consecuente producción de información. En general la indefinición de analistas de sistemas es bastante amplia pues debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadoras. Los tres roles principales de un analista de sistemas son:

El rol como consultor de analista de sistemas

Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un negocio y, por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los problemas de sistemas de información de una empresa. Este tipo de contratación suele ser una ventaja ya que un consultor externo tiene conocimientos frescos pues no esta encerrado en un solo lugar con los mismo problemas que lo llevan a las mismas soluciones. Por otro lado se puede considerar desventaja el no empaparse del todo con el sistema de la empresa.

El rol de experto en soporte técnico del analista de sistemas

Este rol del analista de sistemas no lo encierra a un proyecto en especial, si que recurre a su experiencia en software y hardware y al uso que se le da dentro del negocio. Generalmente esto no esta relacionado a la realización de un proyecto completo de sistemas si no pequeñas modificaciones.

El rol de agente de cambio del analista de sistemas

Este es rol mas completo del analista de sistemas ya que esta ligado a lo largo de la vida útil de un desarrollo de sistema. Es este rol que se considera como un catalizador para el cambio, cooperando y facilitándolo. Es este el rol mas importante del analista de sistema pues de su proceso de la información es que el sistema logra su función.
En su calidad de analista de sistemas desempeñando la función de agente de cambio, debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de información. También es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso del cambio, ya que las modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a éste sino que provocan cambios en el resto de la organización.

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Es difícil decir o hablar acerca del ciclo de vida de sistemas ya que los autores no se ponene de acuerdo a cerca de el. Kenneth E. Kendall sugiere el siguiente:

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

Esta es la primer fase del ciclo donde como su nombre dice; se identifican los problemas, oportunidades y objetivos. De esta depende el total de la vida del sistema ya que aquí es donde se identifican los problemas que se abordaran y cuales no son necesarios de tomar en cuanta o que; a corto o mediano plazo; seria una perdida de tiempo.
Es un hecho que buena parte de las veces que un cliente pide un proyecto software no sabe en realidad lo que quiere o lo que necesita, por ello es importante que el analista de sistema pueda definir estos aspectos con claridad.

Determinación de los requerimientos de información

Esta es una fase interactiva con los usuarios del sistema, ya que ellos son los que saben que y como se realizan las cosas. Para poder obtener la información el analista hace uso de cuestionarios, entrevistas, muestreos, revisión de datos escritos (si los hay) e incluso la formulación de algún prototipo.
Aquí el analista debe esforzarse por entender la información, ya que, el cliente va a esperar que el sistema haga lo que ya esta haciendo pero el analista debe ser capaz de mejorar los procesos, siempre tomando en cuenta el porque las cosas se hacen de esa forma en la empresa pero pensando en como pueden cambiar para bien.

Análisis de las necesidades del sistema

Aquí el analista utiliza técnicas como diagramas de flujo para gráficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio. Con todo esto se estudian las decisiones en el negocio.
Aquí es donde el analista prepara una propuesta de sistema con los cambios sugeridos. En ocaciones este es el último paso que se realiza, ya que dentro de la propuesta realizada se incluye un balance costo/beneficio de la implementación del nuevo sistema; y si esta no es positiva generalmente se decide no continuar.

Diseño del sistema recomendado

Toda vez que se decide seguir adelante, el analista toma toda la información antes recolectada, procesada, catalogada y comprendida para realizar el diseño lógico.
Se ocupa en hacer el diseño de la interfaz, ya que de esta es la que interactuará con el usuario y de su comportamiento depende gran parte del éxito del sistema. Esta fase incluye modelación de bases de datos, archivos y gran parte de los datos. No se debe olvidar del diseño de controles de respaldo de información del sistema.

Desarrollo y documentación del software

En esta fase el analista de sistemas trabaja de forma conjunta con programadores para la elaboración de código que se implemente en software nuevo o adaptación del mismo. Para esto se utilizan distintos diagramas e incluso pseudocódigo.
Por otro lado se trabaja con usuarios para la elaboración de la documentación como manuales de procedimiento.
Los programadores y los usuarios forman un parte fundamental del sistema en esta parte pero; la lógica y la forma de trabajar del sistema depende del analista.

Implementación y evaluación del sistema

En esta última fase del ciclo se programa la capacitación sobre el uso del sistema así como la conversión del sistema anterior al actual, cambio en los archivos (formatos), construcción de la base datos e instalación de equipos necesarios.
La evaluación del sistema se realiza durante cada fase del ciclo, aquí se evalua que los usuarios esten realmente utilizando el nuevo sistema.